Una escala portuaria, también conocida como vessel call, es la visita programada de un buque a un puerto para llevar a cabo actividades operativas que resultan complicadas o no pueden realizarse en el mar. Entre estas actividades se incluyen la carga y descarga de contenedores o mercancías a granel, el suministro de combustible (bunkering), el aprovisionamiento del buque, los cambios de tripulación y la realización de inspecciones y reparaciones.
Una escala portuaria constituye, por tanto, un proceso logístico complejo que requiere una coordinación precisa entre múltiples actividades y proveedores de servicios. El objetivo es gestionar el paso del buque por el puerto de la forma más eficiente, segura y rentable posible, garantizando que todas las operaciones necesarias se completen dentro del tiempo disponible.
¿Por qué un sistema ERP estándar no es suficiente para gestionar este proceso?
Los sistemas ERP estándar suelen estar diseñados para dar soporte a los procesos empresariales de una única organización. Estos suelen incluir procesos relativamente predecibles, como la producción, la gestión de inventarios, la administración financiera y las compras. Dichos procesos se basan en datos maestros fijos, responsabilidades claramente definidas y flujos de información que, en gran medida, pueden controlarse.
Sin embargo, una escala portuaria es fundamentalmente diferente. El proceso se desarrolla dentro de una red de múltiples organizaciones, en la que las circunstancias externas y los cambios constantes en la planificación desempeñan un papel fundamental. Esto genera diversos retos que no siempre encajan con las funcionalidades estándar de un sistema ERP.
Cambios constantes en las horas de llegada y salida
Una de las características principales de una escala portuaria es que los horarios están sujetos a cambios continuos. La hora estimada de llegada de un buque, conocida como Estimated Time of Arrival (ETA), puede variar durante la travesía debido a las condiciones meteorológicas, la velocidad de navegación, la congestión del tráfico marítimo u otros factores operativos.
Estos cambios tienen un impacto inmediato en la planificación de todas las partes implicadas. Por ejemplo, una modificación de la ETA o de la hora estimada de salida (Estimated Time of Departure, ETD) puede obligar a que un práctico, un remolcador o un equipo de terminal tenga que estar disponible en otro momento.
Por tanto, los horarios de una escala portuaria pueden necesitar ajustes cada hora o incluso cada 15 minutos. Los sistemas ERP estándar suelen estar menos preparados para este tipo de necesidades de planificación en tiempo real, en las que los cambios deben comunicarse y traducirse casi inmediatamente en horarios actualizados para terceros.
Intercambio de datos fragmentado
Otro de los grandes retos es que las partes implicadas suelen trabajar con diferentes sistemas de información. Entre ellos pueden encontrarse los sistemas comunitarios portuarios (Port Community Systems), sistemas propios de planificación, portales de proveedores, el correo electrónico y las comunicaciones telefónicas.
Esto provoca una fragmentación de la información, cuyos datos quedan distribuidos entre múltiples sistemas y organizaciones. Como consecuencia, a menudo no existe una visión única, centralizada y actualizada de toda la escala portuaria.
Además, es necesario registrar y compartir con precisión con las partes correspondientes los principales acontecimientos operativos, como la hora real de atraque del buque (Actual Time of Berth) y su hora real de salida (Actual Time of Departure).
Asignación compleja de costes e ingresos
Además de su complejidad operativa, una escala portuaria también implica una gestión financiera exigente. Durante una única escala suelen contratarse decenas de servicios individuales a diferentes proveedores locales.
Estos costes suelen ser variables y dependen de los servicios realmente prestados, de la duración de la estancia del buque y de las circunstancias específicas de cada escala portuaria. Además, las facturas suelen recibirse una vez finalizada la escala y los importes pueden presentarse en diferentes divisas.
En el sector marítimo, la liquidación financiera de estos gastos se conoce habitualmente como proceso de Disbursement Account (DA). Este proceso consiste en recopilar, verificar y liquidar finalmente todos los gastos incurridos por cuenta del armador o del buque.
Este procedimiento difiere considerablemente de los procesos tradicionales de compra a pago (Procure-to-Pay, P2P) para los que están diseñados los sistemas ERP estándar. Como consecuencia, puede resultar complicado asignar automáticamente todos los costes a la escala portuaria, el buque, la carga y el cliente correspondientes.
La solución: Flex Maritime Logistics
Para dar respuesta a estos retos, Ultimate Maritime Logistics ha desarrollado Flex Maritime Logistics, una solución especializada basada en Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations.
Flex Maritime Logistics permite a las empresas y organizaciones de logística marítima gestionar todo el proceso de una escala portuaria, garantizando que todas las actividades operativas, administrativas y financieras se registren de forma completa, precisa y puntual.
La solución reúne todos los procesos, interlocutores, actividades, costes e ingresos relacionados con una escala portuaria en un único entorno integrado. Esto proporciona una visión fiable y en tiempo real de toda la escala y permite a las organizaciones gestionar eficazmente tanto la ejecución operativa como la liquidación financiera.
Flex Maritime Logistics proporciona control, transparencia y supervisión financiera en todo el proceso de gestión de escalas portuarias.
Todo ello pone de manifiesto por qué es fundamental contar con software marítimo adicional, soluciones especializadas para la gestión de escalas portuarias e integraciones entre diferentes sistemas.
El reto no consiste simplemente en digitalizar actividades individuales, sino en crear un único proceso integrado en el que toda la información operativa, administrativa y financiera relacionada con una escala portuaria esté conectada y centralizada en un único punto de información fiable o Single Point of Truth.
