Een port call, ook wel havenaanloop genoemd, is het geplande bezoek van een schip aan een haven om operationele activiteiten uit te voeren die op zee niet of moeilijk mogelijk zijn. Denk hierbij aan het laden en lossen van containers of bulkgoederen, het bunkeren (tanken) van brandstof, het bevoorraden van het schip, het wisselen van bemanningsleden en het uitvoeren van inspecties en reparaties.
Een port call is daarmee een complex logistiek proces waarbij verschillende activiteiten en dienstverlenende partijen op elkaar moeten worden afgestemd. Het doel is om het schip zo efficiënt, veilig en kosteneffectief mogelijk door de haven te begeleiden en de benodigde werkzaamheden binnen de beschikbare tijd uit te voeren.
Waarom is een standaard ERP-systeem onvoldoende geschikt om hiermee om te gaan?
Standaard ERP-systemen zijn doorgaans ontworpen om bedrijfsprocessen binnen één organisatie te ondersteunen. Hierbij gaat het veelal om relatief voorspelbare processen, zoals productie, voorraadbeheer, financiële administratie en inkoop. Deze processen maken gebruik van vaste stamgegevens, duidelijke verantwoordelijkheden en grotendeels beheersbare informatiestromen.
Een port call heeft echter een fundamenteel ander karakter. Het proces speelt zich af binnen een netwerk van verschillende organisaties, waarbij externe omstandigheden en voortdurend veranderende planningen een grote rol spelen. Hierdoor ontstaan verschillende uitdagingen die niet altijd goed aansluiten op de standaardfunctionaliteiten van een ERP-systeem.
Voortdurend veranderende aankomst- en vertrektijden
Een belangrijk kenmerk van een port call is dat de planning voortdurend kan veranderen. De verwachte aankomsttijd van een schip, oftewel de Estimated Time of Arrival (ETA), kan tijdens de reis verschuiven door weersomstandigheden, vaarsnelheid, verkeersdrukte of andere operationele factoren.
Deze wijzigingen hebben direct invloed op de planning van alle betrokken partijen. Een gewijzigde ETA / ETD kan bijvoorbeeld betekenen dat een loods, sleepboot of terminalploeg op een ander moment beschikbaar moet zijn.
Bij een port call moeten planningen daarom soms per uur of zelfs per kwartier worden aangepast. Standaard ERP-systemen zijn doorgaans minder geschikt voor dit soort realtime planningsvraagstukken, waarbij wijzigingen direct moeten worden doorvertaald naar tientallen externe partijen.
Gefragmenteerde data-uitwisseling
Een andere belangrijke uitdaging is dat de betrokken partijen vaak met verschillende informatiesystemen werken. Denk aan Port Community Systems, eigen planningssystemen, leveranciersportalen, e-mail en telefonische communicatie.
Hierdoor ontstaat een gefragmenteerd informatie waarin gegevens verspreid zijn over verschillende systemen en organisaties. Er ontbreekt vaak één centraal en actueel overzicht van de volledige port call.
Daarnaast moeten belangrijke operationele gebeurtenissen, zoals de daadwerkelijke aankomst aan de kade (Actual Time of Berth) en het daadwerkelijke vertrek (Actual Time of Departure) nauwkeurig worden geregistreerd en gedeeld.
Complexe kosten- en opbrengstenallocatie
Naast de operationele complexiteit brengt een port call ook een uitdagende financiële administratie met zich mee. Tijdens één havenaanloop worden vaak tientallen afzonderlijke diensten afgenomen bij verschillende lokale leveranciers.
Deze kosten zijn vaak variabel en afhankelijk van de daadwerkelijke uitgevoerde werkzaamheden, de duur van het verblijf en de specifieke omstandigheden tijdens de havenaanloop. Bovendien worden facturen regelmatig pas achteraf ontvangen en kunnen bedragen in verschillende valuta worden aangeleverd.
De financiële afhandeling van deze kosten wordt binnen de scheepvaart vaak aangeduid als Disbursement Account (DA). Hierbij worden de kosten die namens de rederij of het schip zijn gemaakt verzameld, gecontroleerd en uiteindelijk afgerekend.
Deze werkwijze wijkt af van de traditionele inkoop-naar-betalingprocessen (Procure-to-Pay) waarvoor standaard ERP-systemen zijn ingericht. Het is daardoor lastig om alle kosten automatisch aan de juiste port call, het betreffende schip, lading en de bijbehorende opdrachtgever toe te wijzen.
De oplossing: Flex Maritime Logistics
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft Ultimate Maritime Logistics de oplossing Flex Maritime Logistics ontwikkeld, gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations.
Met Flex Maritime Logistics zijn maritiem-logistieke bedrijven en organisaties in staat om het volledige port call-proces te beheren en alle operationele, administratieve en financiële activiteiten volledig, correct en tijdig vast te leggen.
Hiermee worden alle relevante processen, betrokken partijen, activiteiten, kosten en opbrengsten rondom een port call samengebracht in één geïntegreerde omgeving. Dit zorgt voor een actueel en betrouwbaar inzicht in de volledige havenaanloop en maakt het mogelijk om zowel de operationele uitvoering als de financiële afhandeling op de juiste wijze te beheersen.
Flex Maritime Logistics brengt grip, inzicht en financiële controle over het volledige port call proces.
Dit maakt duidelijk waarom aanvullende maritieme software, gespecialiseerde port call-oplossingen en integraties tussen verschillende systemen noodzakelijk zijn. De uitdaging ligt daarbij niet alleen in het digitaliseren van afzonderlijke activiteiten, maar vooral in het creëren van één samenhangend proces waarin operationele, administratieve en financiële informatie rondom een port call met elkaar verbonden zijn in een single point of truth!
