Cuando una empresa implanta un nuevo sistema ERP, lo primero en lo que suele pensar es en el software: ¿Qué funcionalidades necesita?, ¿Qué integraciones son necesarias?, ¿Cómo será la planificación?
Son preguntas importantes. Sin embargo, en la práctica, el éxito de una implantación depende, al menos en la misma medida, de otro factor: disponer de las personas adecuadas, en el momento oportuno, dentro de la propia organización.
Una implantación no es un proyecto que se externaliza y que, unos meses después, simplemente se empieza a utilizar. Es un proceso que se recorre de forma conjunta.
Dónde empiezan a surgir las dificultades en una implantación
En muchos proyectos, la implicación del cliente no se concreta hasta que ya es necesaria. Como consecuencia, las mismas personas tienen que compaginar su trabajo diario con las tareas del proyecto, precisamente durante las fases de mayor carga de trabajo.
En la práctica, suelen darse situaciones como estas:
- Las decisiones sobre los procesos se quedan en espera porque no está claro quién tiene autoridad para tomarlas.
- El conocimiento operativo se concentra en unas pocas personas que, además, deben mantener el funcionamiento diario de la empresa.
- Los datos para la migración llegan más tarde de lo previsto o están menos completos de lo esperado.
- Las pruebas se convierten en una tarea que hay que encajar a última hora, justo antes de la puesta en marcha.
- Los usuarios solo participan al final, cuando el sistema ya está prácticamente implantado.
Por separado, estos problemas pueden parecer cuestiones de planificación. En conjunto, determinan si una implantación sigue el rumbo previsto.
Por qué esto tiene más impacto del que imaginas
Cuando los recursos se solicitan en el último momento, el proyecto empieza a retrasarse. Las decisiones se aplazan, se reducen las pruebas y los ajustes llegan más tarde de lo previsto.
Sin embargo, el mayor impacto se produce después de la puesta en marcha. Si un sistema funciona técnicamente, pero la organización no se identifica con él, su uso no será el adecuado. Los empleados vuelven a recurrir a las hojas de cálculo y a las antiguas formas de trabajar, y las mejoras de eficiencia y conocimiento que se pretendían conseguir nunca llegan a materializarse.
En definitiva, una implantación no triunfa ni fracasa únicamente por la tecnología, sino también por las personas que van a trabajar con ella.
Planificar la participación del cliente desde el inicio
Un enfoque más eficaz consiste en incorporar desde el principio la participación de la organización cliente al plan del proyecto. No como una cuestión secundaria, sino con el mismo nivel de concreción que el trabajo técnico.
Para ello, es necesario definir claramente una serie de funciones y responsabilidades:
- Una persona de la dirección que lidere el proyecto y tome las decisiones clave.
- Responsables de procesos que tomen decisiones a tiempo sobre los procesos, las excepciones y los datos.
- Expertos en las distintas áreas que conozcan el funcionamiento de las operaciones en la práctica.
- Usuarios clave que validen los escenarios, realicen las pruebas y contribuyan a elaborar las instrucciones de trabajo.
- Un responsable de formación y gestión del cambio que prepare al conjunto de la organización.
El esfuerzo necesario varía en función de cada proyecto. La implantación para una única unidad de negocio es muy diferente de una transformación que afecta a varias entidades e incluye migración de datos y múltiples integraciones. Precisamente por eso, es importante definir conjuntamente estas necesidades con antelación.
La adopción forma parte de la solución
El éxito de una implantación no consiste únicamente en que el sistema funcione. También consiste en que las personas quieran utilizarlo y sepan cómo hacerlo.
Por eso, la implantación técnica y la preparación de la organización avanzan en paralelo. Mientras se configura la solución, se validan los procesos, se preparan los datos, se redactan las instrucciones de trabajo y se forma a los usuarios. Las pruebas se realizan con escenarios realistas basados en las operaciones de la propia empresa y con la participación de las personas que trabajarán con el sistema.
Qué aporta esto en la práctica
Cuando la preparación de la organización cliente se planifica desde el principio, el desarrollo de la implantación cambia de forma significative:
- Las decisiones se toman a tiempo y por las personas adecuadas.
- La carga de trabajo que deberá asumir la organización se conoce de antemano y resulta más fácil de distribuir.
- Los datos y las integraciones están disponibles cuando se necesitan.
- Las pruebas son exhaustivas e incluyen escenarios basados en la operativa real de la empresa.
- Los usuarios llegan preparados a la puesta en marcha y reconocen sus propios procesos en el sistema.
Y, quizá lo más importante, la organización empieza realmente a trabajar de otra manera después de la puesta en marcha.
La planificación conjunta, clave para el éxito de la implantación
En Ultimate Maritime Logistics, durante las primeras fases de cada proyecto, traducimos el alcance de la implantación en un plan conjunto de recursos. En él se detallan los perfiles necesarios por parte del cliente, las actividades, los plazos y las dependencias.
El principio es sencillo: los recursos del cliente se planifican antes de comprometer el trabajo, en lugar de solicitarlos a última hora.
Nosotros aportamos nuestro conocimiento del sector marítimo y nuestra experiencia con Microsoft Dynamics 365 y Flex Maritime Logistics. Tú aportas el conocimiento de tu organización, tus prioridades y tu capacidad de decisión. Juntos, nos aseguramos de que la solución se adapte a tus necesidades y, sobre todo, de que se utilice realmente.
¿Quieres saber qué supondría una implantación para tu organización?
¿Estás valorando implantar un nuevo sistema y te gustaría saber qué implicaría realmente para tu organización? Ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de estudiar contigo las necesidades y encontrar el mejor enfoque.
