Wie een nieuw ERP-systeem implementeert, denkt vaak eerst aan de software. Welke functionaliteit is er nodig, welke koppelingen moeten er komen en hoe ziet de planning eruit?
Dat zijn terechte vragen. Maar in de praktijk wordt het succes van een implementatie minstens zo vaak bepaald door iets anders: de beschikbaarheid van de juiste mensen, op het juiste moment, binnen uw eigen organisatie.
Een implementatie is namelijk geen project dat u uitbesteedt en na een paar maanden in gebruik neemt. Het is een traject dat u samen doorloopt.
Waar implementaties onder druk komen
In veel trajecten wordt de inzet van de eigen organisatie pas concreet wanneer die al nodig is. Het gevolg is dat dezelfde mensen hun dagelijkse werk én het project moeten combineren, juist in de drukste fases.
Herkenbaar?
- Proceskeuzes blijven liggen omdat niet duidelijk is wie de beslissing mag nemen
- Kennis van de operatie zit bij een paar mensen die ook de dagelijkse gang van zaken draaiende houden
- Data voor migratie is later beschikbaar of minder volledig dan verwacht
- Testen wordt een taak die er nog even bij moet, vlak voor livegang
- Gebruikers worden pas aan het eind meegenomen, wanneer het systeem al grotendeels klaarstaat
Op zichzelf lijken dit planningsvraagstukken. Samen bepalen ze of een implementatie op koers blijft.
Waarom dit meer impact heeft dan u denkt
Wanneer capaciteit pas op het laatste moment wordt gevraagd, loopt het traject vertraging op. Beslissingen worden uitgesteld, testen wordt ingekort en aanpassingen komen later dan gewenst.
Maar de grootste impact zit na de livegang. Een systeem dat technisch werkt, maar waarin de organisatie zich niet herkent, wordt niet goed gebruikt. Medewerkers grijpen terug op spreadsheets en oude werkwijzen, en de beoogde winst in efficiëntie en inzicht blijft uit.
Kort gezegd: een implementatie staat of valt niet alleen met de techniek, maar ook met de mensen die ermee gaan werken.
Van capaciteit vragen naar capaciteit plannen
Een effectievere aanpak maakt de inzet van de eigen organisatie vanaf het begin onderdeel van het plan. Niet als bijzaak, maar net zo concreet als de technische werkzaamheden.
Daarbij gaat het om een aantal duidelijke rollen:
- Een sponsor vanuit het management, die eigenaarschap neemt en knopen doorhakt
- Een projectleider aan klantzijde, die planning, afhankelijkheden en afstemming bewaakt
- Proceseigenaren, die tijdig beslissen over processen, uitzonderingen en data
- Inhoudelijke experts, die weten hoe de operatie in de praktijk verloopt
- Key users, die scenario's valideren, testen en werkinstructies mee opstellen
- Een eigenaar voor training en verandering, die de bredere organisatie voorbereidt
Hoeveel inzet dit vraagt, verschilt per traject. Een implementatie voor één bedrijfsonderdeel is iets heel anders dan een transitie over meerdere entiteiten met datamigratie en meerdere koppelingen. Juist daarom is het belangrijk om dit vooraf samen in kaart te brengen.
Adoptie is onderdeel van de oplossing
Wat een implementatie succesvol maakt, is niet alleen dat het systeem werkt. Het is dat mensen ermee willen en kunnen werken.
Daarom lopen de technische oplevering en de voorbereiding van de organisatie gelijk op. Terwijl de oplossing wordt ingericht, worden processen gevalideerd, data voorbereid, werkinstructies opgesteld en gebruikers getraind. Testen gebeurt met realistische scenario's uit de eigen operatie, door de mensen die er straks mee werken.
Wat dit in de praktijk oplevert
Wanneer klantgereedheid vanaf het begin is ingepland, verandert het verloop van een implementatie merkbaar.
- Beslissingen worden tijdig genomen door de juiste mensen
- De belasting voor de organisatie is vooraf duidelijk en beter te verdelen
- Data en koppelingen zijn op tijd beschikbaar
- Testen gebeurt grondig, met scenario's uit de eigen praktijk
- Gebruikers zijn voorbereid op de livegang en herkennen hun eigen processen
En misschien wel het belangrijkste: de organisatie gaat na de livegang daadwerkelijk anders werken.
Waarom dit belangrijk is
Bij Ultimate Maritime Logistics vertalen we in de eerste fases van een traject de scope naar een gezamenlijk resourceplan. Daarin staan de verwachte rollen aan klantzijde, de activiteiten, de timing en de afhankelijkheden. Het uitgangspunt is eenvoudig: de capaciteit van de klant wordt gepland voordat het werk wordt vastgelegd, en niet op het laatste moment gevraagd.
Wij brengen onze maritieme kennis, onze ervaring met Microsoft Dynamics 365 en Flex Maritime Logistics in. U brengt de kennis van uw organisatie, uw prioriteiten en uw beslissingen. Samen zorgen we ervoor dat de oplossing past, en dat die ook echt wordt gebruikt.
Benieuwd wat een implementatie van uw organisatie vraagt?
Overweegt u een nieuw systeem en wilt u weten welke inzet dit realistisch van uw organisatie vraagt? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met u mee.
