En la logística marítima, a menudo parece que el margen está definido incluso antes de recibir la primera factura: Las tarifas de manipulación se han acordado, el almacenamiento y el transporte están cubiertos por contrato y los costes de los servicios portuarios se conocen en gran medida.
Sin embargo, la realidad suele ser diferente: Un proveedor aplica una tarifa distinta, el almacenamiento se prolonga más de lo previsto o se factura un servicio con el que nadie contaba. Por separado, son pequeñas diferencias. Pero se acumulan y, a menudo, nadie las detecta a tiempo.
Dónde se pierden de vista los costes
En muchas empresas del sector marítimo, los acuerdos operativos y la gestión financiera solo se conectan en una fase avanzada del proceso. Operaciones sabe qué se ha acordado y qué se ha realizado. Finanzas recibe la factura del proveedor. Entre ambos departamentos existe una brecha que hay que cubrir manualmente.
Quizá te resulte familiar alguna de estas situaciones:
- Las facturas de proveedores se revisan basándose en la experiencia o mediante comprobaciones puntuales, en lugar de contrastarlas con los acuerdos establecidos.
- Resulta difícil identificar qué costes corresponden a cada viaje, envío, contenedor o cliente.
- Las desviaciones solo salen a la luz al cierre de mes, o ni siquiera entonces.
- Los costes adicionales no se repercuten al cliente o se le facturan demasiado tarde.
- Las discrepancias con los proveedores surgen a posteriori, cuando resulta difícil reconstruir los detalles.
Por separado, ninguno de estos problemas parece especialmente grave. En conjunto, sin embargo, suponen una pérdida de tiempo y dinero, además de reducir el control sobre las operaciones.
Por qué es más importante de lo que parece
En un sector con un gran volumen de operaciones y márgenes ajustados, cada desviación cuenta. Una pequeña diferencia en una factura puede parecer insignificante, pero, al acumularse en cientos de viajes o miles de movimientos de contenedores, el impacto crece rápidamente.
El mayor problema no es la diferencia en sí, sino cuándo se detecta. Cuando las desviaciones solo aparecen en los totales de los informes financieros, ya se han diluido en el conjunto. Puedes ver que el margen ha disminuido, pero no dónde se ha producido el problema. Y, por tanto, tampoco qué hay que cambiar.
- El margen se reduce sin que exista una causa clara.
- Los costes que podrían haberse repercutido al cliente acaban asumiéndose internamente.
- Los cálculos y las tarifas se basan en estimaciones, en lugar de en los costes reales.
- La dirección toma decisiones a partir de cifras que no pueden vincularse directamente con las operaciones.
En otras palabras: explicas a posteriori algo que podrías haber previsto.
De explicar lo ocurrido a detectar las desviaciones de antemano
Un enfoque más eficaz empieza en el origen. Cuando se registra una actividad operativa, como una escala en puerto, un movimiento de contenedor o la prestación de un servicio, los contratos y las tarifas pueden determinar de inmediato cuánto debería costar esa actividad.
Así, cuando llega la factura del proveedor, ya existe una referencia con la que contrastarla. Se comparan los costes previstos con los reales y solo es necesario prestar atención a las desviaciones.
¿Qué significa esto para tu empresa?
- Los costes previstos se calculan a partir de los acuerdos y las tarifas establecidos.
- Las facturas de proveedores se contrastan con los servicios realmente prestados.
- Las desviaciones se identifican a nivel de viaje, envío, contenedor, servicio o cliente.
- El equipo financiero centra sus esfuerzos en las excepciones, en lugar de revisar cada factura por separado.
Qué cambia en la práctica
Cuando los equipos de operaciones y finanzas trabajan con la misma información y el mismo contexto de negocio, la pregunta deja de ser «¿cuál es la cifra?» y pasa a ser «¿qué ha generado esa cifra?».
- Las desviaciones de costes se detectan antes de que queden ocultas en los totales.
- Los costes adicionales se repercuten al cliente a tiempo y de forma correcta.
- Las conversaciones con los proveedores se basan en hechos.
- Los cálculos y las tarifas reflejan los costes reales.
- Los márgenes por viaje, cliente o servicio son visibles y pueden explicarse.
Y, quizá lo más importante: sabes de dónde procede tu margen y adónde va.
Por qué importa
Controlar los costes en la logística marítima no consiste en revisar todas las facturas con más rigor. Consiste en saber qué desviaciones son importantes y detectarlas a tiempo.
Flex Maritime Logistics, desarrollado sobre Microsoft Dynamics 365, conecta las operaciones y las finanzas en un único entorno. Los acuerdos, las tarifas, los servicios prestados y los costes se registran una sola vez y se utilizan a lo largo de todo el proceso. Esto permite comparar los costes previstos con los reales y vincular cada resultado financiero con la operación que lo ha generado.
¿Quieres saber dónde se va tu margen?
¿Te gustaría descubrir dónde se pierden de vista los costes en tu empresa y cómo detectar antes las desviaciones? Ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de analizarlo contigo.
