In de maritieme logistiek lijkt de marge vaak al vast te staan voordat de eerste factuur binnenkomt. Er zijn tarieven afgesproken voor handling, er liggen contracten voor opslag en transport en de kosten van havendiensten zijn grotendeels bekend.
Toch pakt de werkelijkheid regelmatig anders uit. Een leverancier rekent een ander tarief, een opslagperiode duurt langer dan gepland of er wordt een dienst gefactureerd die niemand had voorzien. Op zichzelf zijn het kleine verschillen. Maar ze stapelen zich op, en vaak ziet niemand ze op tijd.
Waar kosten uit beeld raken
In veel maritieme organisaties komen operationele afspraken en financiële verwerking pas laat bij elkaar. De operatie weet wat er is afgesproken en wat er is uitgevoerd. Finance ziet de inkoopfactuur. Daartussen zit een kloof die handmatig overbrugd moet worden.
Herkenbaar?
- Inkoopfacturen worden gecontroleerd op basis van ervaring of steekproeven, niet tegen de gemaakte afspraken
- Het is lastig te achterhalen welke kosten bij welke reis, zending, container of klant horen
- Afwijkingen worden pas zichtbaar bij de maandafsluiting, of helemaal niet
- Extra kosten worden niet of te laat doorbelast aan de klant
- Discussies met leveranciers ontstaan achteraf, wanneer de details moeilijk te reconstrueren zijn
Op zichzelf lijken dit geen grote problemen. Samen kosten ze tijd, geld en grip op de operatie.
Waarom dit meer impact heeft dan u denkt
In een sector met hoge volumes en kleine marges telt elke afwijking. Een klein verschil per factuur lijkt verwaarloosbaar, maar over honderden reizen of duizenden containerbewegingen loopt het snel op.
Het grootste probleem is niet het verschil zelf, maar het moment waarop u het ziet. Wanneer afwijkingen pas opvallen in de totalen van de financiële rapportage, zijn ze opgegaan in het geheel. U ziet dat de marge lager is, maar niet waar het misging. En dus ook niet wat u moet veranderen.
- Marge lekt weg zonder aanwijsbare oorzaak
- Kosten die doorbelast hadden kunnen worden, blijven voor eigen rekening
- Calculaties en tarieven zijn gebaseerd op aannames in plaats van werkelijke kosten
- Management stuurt op cijfers die niet te herleiden zijn naar de operatie
Kort gezegd: u verklaart achteraf wat u eerder had kunnen zien aankomen.
Van achteraf verklaren naar vooraf signaleren
Een effectievere aanpak begint bij de bron. Wanneer een operationele activiteit wordt vastgelegd, zoals een havenaanloop, een containerbeweging of een geleverde dienst, kan op basis van contracten en tarieven direct worden bepaald wat die activiteit hoort te kosten.
Zodra de inkoopfactuur binnenkomt, is er dus al een referentie. Verwacht en werkelijk worden naast elkaar gelegd, en alleen de afwijkingen vragen om aandacht.
Wat dit voor u betekent:
- Verwachte kosten worden vastgelegd op basis van afspraken en tarieven
- Inkoopfacturen worden vergeleken met wat daadwerkelijk is uitgevoerd
- Afwijkingen zijn zichtbaar op het niveau van reis, zending, container, dienst of klant
- Finance richt zich op de uitzonderingen in plaats van op elke afzonderlijke factuur
Wat dit in de praktijk oplevert
Wanneer operatie en finance vanuit dezelfde context werken, verandert de vraag van "wat is het getal?" naar "wat heeft dit getal veroorzaakt?"
- Kostenafwijkingen worden gesignaleerd voordat ze in de totalen verdwijnen
- Extra kosten worden tijdig en correct doorbelast
- Gesprekken met leveranciers worden gevoerd op basis van feiten
- Calculaties en tarieven sluiten aan op de werkelijke kosten
- Marges zijn per reis, klant of dienst inzichtelijk en verklaarbaar
En misschien wel het belangrijkste: u weet waar uw marge vandaan komt, en waar die naartoe gaat.
Waarom dit belangrijk is
Kostenbeheersing in de maritieme logistiek draait niet om het nog strenger controleren van elke factuur. Het draait om weten welke afwijkingen ertoe doen, en die op tijd zien.
Flex Maritime Logistics, gebaseerd op Microsoft Dynamics 365, brengt operatie en finance samen in één omgeving. Afspraken, tarieven, uitgevoerde diensten en kosten worden één keer vastgelegd en overal gebruikt. Zo ontstaat de basis om verwachte en werkelijke kosten met elkaar te vergelijken en elke financiële uitkomst te herleiden naar de operatie die hem veroorzaakte.
Benieuwd waar uw marge naartoe gaat?
Wilt u weten waar in uw organisatie kosten ongemerkt uit beeld raken, en hoe u afwijkingen eerder signaleert? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met u mee.
