El sistema entró en funcionamiento. El proyecto se dio por finalizado. Y, seis meses después, la mitad de la organización había vuelto a trabajar con Excel.
No es una historia poco habitual. Tras más de 20 años implantando soluciones ERP en el sector marítimo, hemos visto este patrón más veces de las que podemos contar. Y, en casi todos los casos, la causa no era el software.
La implantación tuvo éxito. El cambio, no.
Un arranque exitoso no es lo mismo que una implantación exitosa. En el momento en que un sistema entra en funcionamiento, comienza el verdadero trabajo. Las personas que llevan diez años trabajando de una determinada manera no cambian de la noche a la mañana. Empiezan a aparecer soluciones alternativas, pequeñas al principio, pero cada vez
más estructurales. La antigua hoja de cálculo se mantiene “solo temporalmente”. Dos años después, sigue ahí, funcionando en paralelo al sistema que se suponía que debía sustituirla.
Esta es la razón más habitual por la que las implantaciones de ERP no alcanzan todo su potencial. No se debe a funcionalidades insuficientes. Tampoco a fallos técnicos. Sino a la brecha existente entre un sistema que está operativo y un sistema que realmente se utiliza.
Tres patrones que observamos de forma recurrente
El primero es el sistema paralelo. El nuevo ERP entra en funcionamiento, pero la antigua forma de trabajar no desaparece. Los equipos utilizan el nuevo sistema para aquello que es obligatorio y recurren a las herramientas de siempre para todo lo demás. El resultado son dos versiones de la realidad y nadie tiene claro cuál es la fiable.
El segundo es un diseño de procesos incompleto. Muchas implantaciones se centran en reproducir los procesos existentes dentro de un nuevo sistema, en lugar de rediseñarlos. Las ineficiencias se trasladan intactas. El sistema es nuevo, pero los problemas de fondo permanecen. Tres meses después de la puesta en marcha, vuelven a surgir las mismas preguntas: ¿por qué los datos siguen estando incompletos?, ¿por qué la conciliación continúa llevando tanto tiempo?, ¿por qué siguen apareciendo errores en las facturas?
El tercero es la adopción sin responsabilidad clara. Cuando se introduce un nuevo sistema sin asignar una responsabilidad interna definida, alguien que sea responsable de cómo se utiliza, y no solo de que se utilice, el sistema acaba desviándose de su propósito inicial. Los equipos desarrollan sus propias interpretaciones. Configuraciones que se habían diseñado cuidadosamente empiezan a evitarse discretamente. Con el tiempo, el sistema deja de reflejar la forma real en que trabaja la organización.
Qué hacen de forma diferente las organizaciones que sí tienen éxito
Consideran la puesta en marcha como el inicio, no como el final. Eliminan las alternativas: no permiten hojas de cálculo paralelas ni soluciones provisionales que se perpetúen. Diseñan los procesos antes de configurar los sistemas. Y asignan internamente a una persona responsable de los resultados, no solo del proyecto.
Nada de esto es complicado en teoría. En la práctica, requiere disciplina, acuerdos claros y un socio que entienda que el trabajo verdaderamente importante ocurre después de la puesta en marcha, no antes.
En Ultimate Maritime Logistics llevamos más de 20 años aprendiendo qué hace que las implantaciones en el sector marítimo realmente funcionen a largo plazo. No solo desde un punto de vista técnico, sino también operativo. La diferencia entre un sistema que simplemente se utiliza y uno que transforma la forma de trabajar de una organización rara vez tiene que ver con la tecnología.
