Port agency: essentiële rol bij het verhogen van de efficiëntie
Welke rol speelt een scheepsagent in de gehele maritieme logistieke keten? Een ontzettend belangrijke rol. Hoe adequater alle informatie aan de voorkant van het maritieme logistieke proces wordt geregistreerd, hoe efficiënter het proces kan verlopen. Maar hier komt veel bij kijken.
De scheepsagent is de vertegenwoordiger van de scheepseigenaar of bevrachter van een schip tijdens een havenbezoek. Hij vervult een cruciale rol in het uitwisselen van informatie tussen partijen rond een scheepsbezoek. Ook is hij verantwoordelijk voor een transparante financiële afhandeling van de kosten van het havenbezoek. Een systeem dat de registratie van deze combinatie van ongestructureerde - en gestructureerde informatie ondersteunt, zorgt ervoor dat de efficiëntie in het werk van de scheepsagent aanzienlijk kan worden verhoogd.
Bij een scheepsbezoek zijn enorm veel verschillende partijen betrokken en een foutje in de communicatie is snel gemaakt. Een klein foutje kan enorme gevolgen hebben. Tegenwoordig is de communicatie tussen de verschillende partijen gelukkig vergaand gedigitaliseerd. Hierdoor hoeft informatie bijvoorbeeld nog maar eenmalig ingevoerd te worden en kan veel data worden hergebruikt. Hierdoor wordt het gehele proces minder fout gevoelig. Een scheepsagent vormt vaak het startpunt van een keten van maritieme bedrijven, waarbij het scheepsbezoek het startpunt is van het logistieke proces. Je kunt je voorstellen dat als het adequaat start, het hele vervolg van het proces ook beter (en dus efficiënter) verloopt. Correcte registratie aan de bron is key. Globale agency organisaties hebben de behoefte om inzicht te hebben op mondiale goederenstromen en willen hun klanten inzicht bieden in de status van schepen in de diverse havens. We laten je graag zien hoe Ultimate Maritime Logistics dit alles ondersteunt en verbetert.
De data van het schip zijn het uitgangspunt
Om een berekening te kunnen maken van de havenkosten en dienstverlening, is de scheepsdata van cruciaal belang. Dit vormt het uitgangspunt van het verdere verloop van het scheepsbezoek. Zonder inzicht en nauwkeurige gegevens van het schip, is het niet mogelijk om correcte calculatie te maken en de juiste acties te plannen. Je wilt ten alle tijden inzicht hebben in actuele data. Hiervoor wil je dat je system is geïntegreerd met derde partijen als Lloyds of Vesseltracker. Als jouw scheepsdatabase dit kan bewerkstelligen, maakt je het aanleggen van een goed dossier en berekenen van een proforma disbursement account (PDA) gemakkelijk en veel minder foutgevoelig.
Een volledig logboek
De scheepsagent vormt de connectie tussen het schip en de haven. Hij voorziet alle betrokken partijen rond het scheepsbezoek van de benodigde data en documenten. Doordat de data centraal geregistreerd wordt en er een checklijst kan worden afgewerkt, worden er geen stappen overgeslagen. De data worden nauwkeurig in een systeem opgeslagen en kan daardoor keer op keer hergebruikt worden voor het opstellen van benodigde berichten en documenten. Deze data worden gedurende het scheepsbezoek aangevuld met meer actuele informatie. Er ontstaat een logboek waarbij volledigheid wordt gegarandeerd.
Flex Maritime Logistics: één centraal systeem
Onze oplossing biedt de mogelijkheden om een schependatabase op te bouwen en actueel te houden. Als gewenst, kunnen we de positie van het schip tonen op een kaart. De scheepsdata en andere operationele data worden gebruikt om met behulp van de aanwezige contractstructuur een accurate PDA op te stellen. Na nominatie door de rederij of bevrachter wordt de PDA als contractuele basis gebruikt voor de afhandeling van het havenbezoek. Binnen Ultimate Maritime Logistics wordt vanuit de PDA een dossier ‘port call’ aangemaakt. Op dit dossier vinden alle operationele registraties plaats en is het de basis van waaruit documenten worden opgesteld en email berichten worden verzonden. De stakeholders op een dossier wordt vastgelegd in een mailinglijst die voor het versturen van de e-mails wordt gebruikt. Maar ook de benodigde documenten zoals een ‘statement of facts’ of ‘notice of readyness’ kunnen vanuit dit dossier eenvoudig worden gegenereerd.
Daarnaast biedt de scheepsagent vaak ook nog diensten aan, aan de bemanning van het schip. Denk dan bijvoorbeeld aan het wijzigen van de bemanningsleden of het leveren van diensten daaromheen. Vaak gebeurt dit heel ongestructureerd en is het zoeken naar de actuele staat van dienst. Als de afspraken rondom deze diensten goed worden geregistreerd en vastgelegd, zorgt dit voor veel voordelen voor de medewerker. Het zorgt voor structuur en transparantie. Ook hier is het van belang dat de data kan worden hergebruik bij het genereren van documenten of berichten. Hierdoor krijgt de organisatie grip op wat er zicht afspeelt rondom een schip. Ultimate Maritime Logistics ondersteunt deze processen en kan door de integratie met de Microsoft D365 Finance de registraties ook financieel maken. Ieder scheepsdossier wordt een financieel project waarop budgetten, inkooporders, inkomende facturen en opbrengsten worden vastgelegd en geboekt.
Overzichtelijk financieel overzicht FDA
De financiële afrekening van het scheepsdossier, de FDA, wordt vanuit het project gedaan. De ingekomen kosten, opbrengsten vanuit de overeengekomen PDA en betaalde voorschotten kunnen aan verschillende partijen transparant worden overlegd. De finale afrekening produceert een overzicht waarop alle componenten overzichtelijk worden getoond en indien gewenst kunnen de individuele boekstukken van de kosten aan het overzicht worden toegevoegd. Hiermee is er met één handeling een volledig pdf-bestand beschikbaar dat alle relevante data voor de klant toont. Deze afrekening wordt direct verwerkt op de klanten sub-administratie en het grootboek.
Heeft u interesse of vraagt u zich af hoe dit voor uw organisatie kan uitwerken? Neem dan contact op voor een intake of quick scan.
