Aarhus heeft de grootste haven in Denemarken. Het is een moderne haven, geschikt voor de behandeling van containers, droge bulk, vloeibare bulk en passagiers. De haven van Aarhus heeft als haar verantwoordelijkheid het ontwikkelen van de haveninfrastructuur naast het verzorgen van veilig scheepsverkeer in en rondom de haven. De unieke locatie en de kwaliteit van de infrastructuur en faciliteiten die de haven van Aarhus levert, is de belangrijkste reden dat de klanten graag naar de haven van Aarhus komen.
Een grote uitdaging voor de haven is het tijdig, volledig en correct factureren van de inkomsten die worden gegenereerd met deze typische havenactiviteiten. Ultimate Maritime Logistics heeft dit en meer voor de haven van Aarhus opgelost.
Alle inkomstenstromen lopen door Flex Maritime Logistics
De haven van Aarhus heeft drie grote inkomsten stromen, verhuur van land, magazijnen of kantoren, haven- en ladinggelden aan schepen die de haven bezoeken en kraanhuur voor stuwadoors die de kranen gebruiken voor het laden en lossen van de scheeplading. Al deze havenactiviteiten zijn ondergebracht in de oplossing van Ultimate Maritime Logistics. Deze oplossing is volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365FO. De operationele havenactiviteiten leiden tot opbrengst transacties die binnen de financiële modules van D365FO worden verwerkt tot facturen, debiteuren- en grootboektransacties. Deze naadloze integratie maakt het werk efficiënter en brengt de haven van Aarhus in control op de uitdaging om volledig, tijdig en correct te kunnen rapporteren.
Havenactiviteiten binnen ERP
De havenactiviteiten van de haven van Aarhus vinden allen een plek binnen de specifieke maritieme oplossing van Ultimate Maritime Logistics. De operationele maritieme modules maken gebruik van de structuren en modules binnen de standaard ERP van D365FO. Als er bijvoorbeeld mensen of machines worden gepland wordt de beschikbaarheid van deze resources bepaalt door integraties met D365FO. Voor de beschikbaarheid van medewerkers voor de planning, wordt de verlof & absentie optie in de HR-module gebruikt. Bij het plannen van machines wordt bepaald of er geen onderhoud is gepland of storing is gemeld op resource binnen de module EAM (asset management).
Andere voorbeelden zijn het gebruik van centraal beheerde klanten, leveranciers en andere partijen die een rol vervullen binnen de operationele havenactiviteiten. De audittrail vanuit het grootboek via de factuur tot op de operationele bron is op deze wijze gegarandeerd. Ook kunnen er geen activiteiten plaats vinden voor een klant die binnen credit control niet is gevalideerd. Al deze voorbeelden verhogen de efficiëntie in het dagelijks werk en garanderen controle op bedrijfsprocessen.
Flex Maritime Logistics voor de haven van Aarhus
De haven van Aarhus gebruikt voor haar havenactiviteiten verschillende modules van Flex Maritime Logistics. Property management voor het beheer en verhuur van de infrastructuur, Port call management voor het plannen en managen van scheepsbezoeken en Crane management voor het plannen en factureren van de kraanorders.
Property management
Voor het beheer en verhuur van de infrastructuur zijn alle percelen en gebouwen binnen de property management module aangemaakt en voorzien van specifieke kenmerken en attributen. Denk hierbij aan de locatie, het adres, geo-coördinaten, m2, type of groepering van een object en de partijen die aan een object verbonden kunnen zijn. Binnen de definitie van een gebouw kunnen vloeren en kamers worden vastgelegd en worden onderverdeeld in te verhuren delen. Op een object kan ook inventaris en apparatuur worden geregistreerd. Deze apparatuur kan ook weer een relatie hebben met de EAM-module voor het onderhoud.
De gehele infrastructuur is op deze wijze vastgelegd binnen het systeem.
De objecten kunnen vervolgens binnen een contract voor een bepaalde periode worden verhuurd. De contracten kunnen verschillende types hebben om onderscheid te kunnen maken in tariefstelling en beheer. Op de contracten worden revisie- en andere vervaldatums uitgezet om het beheren efficiënt te laten verlopen. Het systeem stuurt de gebruikers een bericht als een datum dreigt te vervallen.
Met de combinatie van objecten en contracten heeft de haven van Aarhus inzicht in de bezettingsgraad van de objecten en de verwachte inkomsten uitgezet in de tijd.
Vanuit de contracten worden periodiek factuurvoorstellen gegenereerd om op tijd de afgesproken bedragen te kunnen factureren. Zo behoudt de haven van Aarhus grip op hun cash-flow.
Port call management
De port call management module is één van de belangrijkste modules binnen Flex Maritime Logistics. Hier plant de haven van Aarhus de scheepsbezoeken en de activiteiten die zich rondom zo’n bezoek afspelen. Om een scheepsbezoek te initiëren is het schip met zijn kenmerken en maatvoering een bepalend gegeven. Het hebben van de juiste gegevens van het schip is cruciaal voor de veiligheid, het plannen op de ligplaats en voor de afrekening van de havengelden. Om deze gegevens correct vast te leggen wordt ieder schip door middel van een integratie met een externe scheepsdatabase gevalideerd. Zo garandeert de haven van Aarhus een correct uitgangspunt voor de verdere activiteiten.
De aanvraag van een scheepsbezoek vindt plaats door de scheepsagent. Deze kan op een agenten-portaal deze aanvraag ingeven en de benodigde informatie en documentatie digitaal delen met de haven. De aanvraag verschijnt direct op het schepenoverzicht, de ‘Watch list’. Na validering van de volledigheid en juistheid van de aanvraag kan deze worden geaccepteerd. Het geaccepteerde scheepsbezoek wordt vanaf dat moment beheerd door de haven samen met de agent. De verwachte aankomst is het gegeven waarop andere activiteiten worden gepland. De ‘Watch list’ speelt hierbij een belangrijke rol. Loodsen, sleepboten en roeiers stemmen hun activiteiten af op de gegevens uit dit overzicht.
De realisatie van de havenactiviteiten wordt via mobiele apps gerapporteerd aan het systeem zodat er direct bij de bron wordt geregistreerd. Deze gegevens worden verder gebruikt in diverse rapportages, bijvoorbeeld aan de Deense loodsen associatie. Op deze wijze is de haven van Aarhus altijd compliant in hun verplichtingen tegenover externe instanties en is ook de interne rapportage altijd ‘up to date’
De lading die tijdens een scheepsbezoek wordt overgeslagen wordt met behulp van een integratie met derden of handmatig geregistreerd. Dit vormt een belangrijke basis voor de berekening van de ladinggelden en overslagstatistieken.
Na het vertrek van een schip worden alle geleverde diensten en haven/ladinggelden aan de agent gefactureerd. De specifieke berekeningsmethodes die in de maritieme logistiek gebruikelijk zijn kunnen binnen Flex Maritime Logistics worden toegepast om tot een correcte afrekening te komen. Deze complete afrekening wordt omgezet in een factuur die direct leidt tot financiële resultaten in de boekhouding. Zo is de haven van Aarhus altijd in control door op tijd, de juiste en volledige opbrengstcijfers te kunnen rapporteren.
Crane management
De haven van Aarhus heeft kranen in eigendom en beheer. Ook is er een pool van kraanmachinisten die voor het besturen van de kranen kan worden ingezet. Voor een scheepsbezoek kan de stuwadoor één of meerdere kranen bestellen. Deze kraanorders zijn direct gekoppeld aan een scheepsbezoek en lopen daardoor mee in de schepenplanning. De behoefte aan kranen en machinisten wordt per dag in één overzicht getoond. De geschikte en beschikbare kraanmachinisten worden eenvoudig in meerdere shifts gepland over de verschillende kraanorders. Deze planning wordt digitaal middels sms-berichten met de machinisten gedeeld. Efficiënt en snel!
Ook hier geldt dat Flex Maritime Logistics voor de kraanorders, over de verschillende shifts met de juiste tarieven automatisch factuurvoorstellen samenstelt. Deze worden dagelijks verwerkt tot facturen en direct verwerkt op de klanten sub-administratie en het grootboek.
Heeft u interesse of vraagt u zich af hoe dit voor uw organisatie kan uitwerken? Neem dan contact op voor een intake of quick scan.
