Agencia portuaria: rol esencial en el aumento de la eficiencia
¿Qué papel desempeña un agente marítimo en toda la cadena logística marítima? Un papel sumamente importante. Cuanto más adecuadamente se registre toda la información al inicio del proceso logístico marítimo, más eficiente puede ser el proceso. Pero esto implica mucho.
El agente marítimo es el representante del propietario del barco o del fletador durante una visita al puerto. Desempeña un papel crucial en el intercambio de información entre las partes involucradas en una visita al barco. También es responsable de una gestión financiera transparente de los costos de la visita al puerto. Un sistema que respalde el registro de esta combinación de información no estructurada y estructurada asegura que la eficiencia en el trabajo del agente marítimo pueda aumentar significativamente.
En una visita al barco están involucradas muchas partes diferentes y un error en la comunicación se comete fácilmente. Un pequeño error puede tener enormes consecuencias. Afortunadamente, hoy en día la comunicación entre las diferentes partes está ampliamente digitalizada. Por ejemplo, la información solo necesita ingresarse una vez y muchos datos pueden reutilizarse. Esto hace que todo el proceso sea menos propenso a errores. Un agente marítimo a menudo constituye el punto de partida de una cadena de empresas marítimas, donde la visita al barco es el punto de inicio del proceso logístico. Puedes imaginar que si comienza adecuadamente, todo el proceso posterior también se desarrolla mejor (y por lo tanto más eficientemente). El registro correcto en la fuente es clave. Las organizaciones de agencias globales necesitan tener una visión de los flujos de mercancías mundiales y quieren ofrecer a sus clientes una visión del estado de los barcos en los diversos puertos. Nos gustaría mostrarte cómo Ultimate Maritime Logistics apoya y mejora todo esto.
Los datos del barco son el punto de partida
Para poder calcular los costos portuarios y los servicios, los datos del barco son de vital importancia. Esto constituye el punto de partida para el desarrollo posterior de la visita al barco. Sin una visión y datos precisos del barco, no es posible hacer un cálculo correcto y planificar las acciones adecuadas. Siempre deseas tener una visión de los datos actuales. Para esto, deseas que tu sistema esté integrado con terceros como Lloyds o Vesseltracker. Si tu base de datos de barcos puede lograr esto, facilita la creación de un buen expediente y el cálculo de una cuenta de desembolso proforma (PDA) de manera fácil y mucho menos propensa a errores.
Un registro completo
El agente marítimo forma la conexión entre el barco y el puerto. Proporciona a todas las partes involucradas en la visita al barco los datos y documentos necesarios. Debido a que los datos se registran centralmente y se puede completar una lista de verificación, no se omiten pasos. Los datos se almacenan con precisión en un sistema y, por lo tanto, se pueden reutilizar una y otra vez para la elaboración de mensajes y documentos necesarios. Estos datos se complementan con más información actual durante la visita al barco. Se crea un registro donde se garantiza la integridad.
Flex Maritime Logistics: un sistema central
Nuestra solución ofrece la posibilidad de construir y mantener actualizada una base de datos de barcos. Si se desea, podemos mostrar la posición del barco en un mapa. Los datos del barco y otros datos operativos se utilizan para elaborar una PDA precisa utilizando la estructura de contrato existente. Después de la nominación por parte de la naviera o el fletador, la PDA se utiliza como base contractual para la gestión de la visita al puerto. Dentro de Ultimate Maritime Logistics, se crea un expediente 'port call' a partir de la PDA. En este expediente se realizan todos los registros operativos y es la base desde la cual se elaboran documentos y se envían correos electrónicos. Los interesados en un expediente se registran en una lista de correo que se utiliza para enviar los correos electrónicos. Pero también los documentos necesarios como una 'declaración de hechos' o 'aviso de preparación' se pueden generar fácilmente desde este expediente.
Además, el agente marítimo a menudo también ofrece servicios a la tripulación del barco. Piensa, por ejemplo, en cambiar a los miembros de la tripulación o en proporcionar servicios relacionados. A menudo esto se hace de manera muy desestructurada y se busca el estado actual del servicio. Si los acuerdos sobre estos servicios se registran y documentan adecuadamente, esto proporciona muchas ventajas para el empleado. Proporciona estructura y transparencia. También aquí es importante que los datos puedan reutilizarse al generar documentos o mensajes. Esto le da a la organización control sobre lo que sucede alrededor de un barco. Ultimate Maritime Logistics apoya estos procesos y, mediante la integración con Microsoft D365 Finance, también puede hacer que los registros sean financieros. Cada expediente de barco se convierte en un proyecto financiero en el que se registran y contabilizan presupuestos, órdenes de compra, facturas entrantes e ingresos.
Resumen financiero claro FDA
La liquidación financiera del expediente del barco, la FDA, se realiza desde el proyecto. Los costos incurridos, los ingresos de la PDA acordada y los anticipos pagados se pueden presentar de manera transparente a diferentes partes. La liquidación final produce un resumen en el que se muestran claramente todos los componentes y, si se desea, se pueden agregar al resumen los documentos contables individuales de los costos. Con esto, se dispone de un archivo PDF completo que muestra todos los datos relevantes para el cliente con una sola acción. Esta liquidación se procesa directamente en la subadministración de clientes y en el libro mayor.
¿Está interesado o se pregunta cómo esto podría funcionar para su organización? Entonces contáctenos para una evaluación o una revisión rápida.
