La tasa de utilización es uno de los indicadores clave de rendimiento (KPI) más utilizados para evaluar la eficiencia de una flota de contenedores. Se trata de un porcentaje único y fácil de interpretar que indica cuántos contenedores están en uso en un momento determinado. Es útil para elaborar informes y, a primera vista, suele transmitir una sensación de control.
Sin embargo, un porcentaje aparentemente saludable puede ocultar muchas cosas. Detrás de una misma media puede haber escasez de contenedores en un puerto y exceso en otro. O un grupo de contenedores que lleva semanas sin utilizarse mientras se alquilan unidades nuevas en otras ubicaciones.
Por tanto, la cuestión no es solo cuántos contenedores se están utilizando, sino, sobre todo, cuáles están inactivos, dónde se encuentran y por qué.
Lo que un único porcentaje no muestra
La tasa de utilización de toda la flota es una media. Y las medias ocultan precisamente las diferencias en las que se encuentran los costes y las oportunidades.
Quizá te resulte familiar alguna de estas situaciones:
- La tasa de utilización global parece adecuada, pero hay contenedores que permanecen inactivos de forma recurrente en determinadas ubicaciones.
- Algunos tipos de contenedores se utilizan mucho menos que otros sin que nadie se dé cuenta.
- Los contenedores alquilados permanecen inactivos mientras los propios están plenamente operativos, o sucede justo lo contrario.
- No está claro cuánto tiempo llevan inactivos los contenedores, con qué cliente están asociados o en qué situación se encuentran.
- Cada análisis requiere trabajo manual con archivos independientes antes de obtener una respuesta fiable.
Pueden parecer detalles menores. Sin embargo, en conjunto determinan cuánto cuesta realmente tu flota y qué ingresos genera.
Por qué importa más de lo que parece
Un contenedor inactivo cuesta dinero. Si está alquilado, los costes de alquiler siguen acumulándose. Además, puede generar gastos de almacenamiento y, tarde o temprano, será necesario trasladarlo a una ubicación donde se necesite.
Para las empresas propietarias de contenedores que los alquilan a terceros, el problema es diferente: un contenedor que no está alquilado no genera ingresos. Cada día que permanece sin utilizarse es una oportunidad de negocio perdida.
Cuando solo se observa la media, estos efectos pasan desapercibidos:
- Los costes de alquiler de los contenedores inactivos siguen acumulándose sin que se detecte.
- Los reposicionamientos se realizan de forma reactiva, cuando la escasez ya se ha producido.
- Las decisiones de inversión y alquiler se basan en una visión distorsionada de la situación.
- Se pierden oportunidades de alquilar o vender la capacidad excedentaria.
En otras palabras, las decisiones se toman basándose en una cifra que parece positiva, mientras el margen se reduce en otras áreas de la operativa.
De una cifra aislada a una visión que permita actuar
La tasa de utilización solo resulta útil para tomar decisiones cuando se puede desglosar. En lugar de una única cifra para toda la flota, es necesario disponer de información detallada por:
- Tipo de contenedor
- Ubicación
- Cliente
- Estado: Disponible, en uso, en mantenimiento, reservado, etc.
- Tiempo de inactividad: Menos de una semana, entre una y cuatro Semanas, más de un mes, etc.
Así, la pregunta deja de ser “¿cuál es nuestra tasa de utilización?” y pasa a ser “¿sobre qué contenedores debemos actuar ahora?”.
La base: datos fiables sobre los contenedores
Este tipo de análisis es tan fiable como los datos en los que se basa. Para medir correctamente los tiempos de inactividad y la tasa de utilización, es necesario registrar de forma coherente los movimientos, las ubicaciones, los estados y las marcas de tiempo de los contenedores. Y hacerlo en el momento en que se producen los cambios.
Si falta un movimiento o un estado se registra de distintas maneras, el tiempo de inactividad deja de ser correcto. Y lo mismo sucede con la tasa de utilización.
Esto implica que:
- Los movimientos y los estados se registran una sola vez, en el origen.
- Cada evento tiene un significado definido y una marca de tiempo.
- Los datos operativos están directamente vinculados a los contratos y a la gestión financiera.
Qué cambia en la práctica
Cuando la utilización puede consultarse a nivel de contenedor, ubicación y cliente, la gestión de la flota pasa de basarse en reacciones a permitir una gestión proactiva.
- Los contenedores inactivos se detectan antes de que generen costes innecesarios.
- Los reposicionamientos se planifican en función de la disponibilidad real.
- Los contratos de alquiler se ajustan mejor al uso efectivo de los contenedores.
- La capacidad excedentaria puede alquilarse, utilizarse o venderse a tiempo.
- Las decisiones de inversión se respaldan con cifras fiables.
Y, quizá lo más importante, no solo sabes cómo rinde tu flota, sino también por qué.
Una visión completa de la flota de contenedores
Los contenedores son uno de los activos más importantes de la cadena de suministro marítima. Según el modelo de negocio, representan un coste, una fuente de ingresos o ambas cosas. En cualquier caso, si solo observas la media, pierdes de vista dónde se encuentran las verdaderas oportunidades de mejora.
Flex Maritime Logistics, desarrollado sobre Microsoft Dynamics 365, integra en un mismo entorno la gestión de flotas, la disponibilidad y el estado de los contenedores, los contratos de alquiler y subalquiler, el mantenimiento y la facturación.
De este modo, se obtiene una única fuente fiable de información sobre los contenedores, que constituye la base para calcular una tasa de utilización que se pueda explicar y utilizar para tomar decisiones.
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¿Te gustaría conocer mejor los tiempos de inactividad, la disponibilidad y la rentabilidad de tu flota de contenedores? Ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de analizar contigo cómo mejorar la gestión de tu flota.
